At forstå og få employee life cycle rigtigt vil hjælpe jer med at finde og fastholde de rigtige folk i jeres organisation. Ved at forstå hver fase kan I guide jeres folk gennem deres karriereønsker, øge engagement og forlænge deres rejse hos jer.
Hvad er employee life cycle-modellen?
Før vi kaster os over modellen, så lad os få forskellen mellem employee life cycle og employee journey på plads. Employee journey er den professionelle rejse, en person tager i jeres organisation, fra de begynder at lede efter et job, til de forlader det. Employee life cycle er bare en model for at beskrive den proces. Den bliver nogle gange kaldt People and Culture life cycle. Den deles typisk op i seks faser. Ofte bruges employee experience også som synonym for hele rejsen.
Modellen kan se lidt forskellig ud i antal faser og deres karakteristika, men du vil opleve, at rejsen ofte følger det samme mønster i de fleste virksomheder.
Overblik over de 6 klassiske livscyklus-faser.
Modellen hjælper organisationer med at visualisere hver fase i life cyclen. Det gør det lettere for People and Culture og ledere at arbejde proaktivt med engagement-strategier i hver fase. Som People and Culture-fagperson kan du for eksempel opleve, at jeres folk trives i de første faser af modellen, men at engagementet halter i de senere.
Hvad indeholder de 6 faser i modellen?
Den mest udbredte employee life cycle-model består af seks faser: Tiltrækning, Rekruttering, Onboarding, Udvikling, Fastholdelse og Afsked.
Den foreslås som en lineær model, hvor personen forlader én fase, før de træder ind i den næste. Hos Zoios mener vi ikke helt, det stemmer.
Vi er enige i, at Tiltrækning, Rekruttering, Onboarding og Afsked er lineære faser, som personen træder ind i og ud af inden for en defineret tidsramme. Udvikling og Fastholdelse er noget andet. De kan ikke ses som lineære, fordi arbejdet med at udvikle og fastholde folk er en gentagende cyklus af mange aktiviteter, med op- og nedture, forskellige veje og meget forskellige oplevelser for forskellige mennesker.
Så vi foreslår en model med fem faser, som kombinerer Udvikling og Fastholdelse i én cirkulær fase med følgende underfaser: Trivsel, Performance, Udvikling, Løn, Forfremmelse og Barsel. Vi kalder denne fase The Myriad, hvilket henviser til de mange forskellige aktiviteter. Vi understreger, at det er en gentagende cyklus, der kun stopper, når personen træder ind i den sidste fase, Exit.
Vores foreslåede employee life cycle-model.
Hvad definerer hver fase?
1. Tiltrækning
Tiltrækning er det første trin i life cyclen. Det starter, før I overhovedet har den første kontakt med en potentiel kandidat. Dette trin handler om at tiltrække de bedste talenter til jeres organisation, og det starter med et stærkt employer brand.
Som organisation kan I gøre et par ting for at positionere jer som en fantastisk arbejdsplads og forbedre talent acquisition.
Først og fremmest leder folk efter et job, der passer til deres interesser og ekspertise. Jeres organisation er højst sandsynligt ikke den eneste, der tilbyder det job.
Det er derfor employer branding betyder noget. Det er jeres mulighed for at adskille jer fra konkurrenterne og vise, hvorfor den rigtige kandidat skal vælge jer.
Klar value proposition
Kandidater bliver ofte fanget af en virksomheds historie eller vision. Definér derfor en stærk og klar value proposition, ikke kun til jeres kunder, men også til potentielle kandidater. Hvad er jeres virksomheds historie, og hvad gør den unik?
Mål eNPS
eNPS måler på en skala fra 1 til 10, hvor sandsynligt det er, at en person vil anbefale jeres arbejdsplads til venner eller familie. Hvis de scorer lavt, risikerer I, at de taler dårligt om arbejdspladsen. Hvis de scorer højt, vil de sandsynligvis tale godt om jer og fremme jer som en glad arbejdsplads, og dermed forbedre jeres employer brand. At holde øje med denne score er et fremragende værktøj til at sikre, at jeres folk hjælper med at tiltrække nye talenter.
Sørg for, at goderne er reelle
Sørg for, at potentielle kandidater kender til de fordele, I tilbyder. Det kan være sundhedsforsikring, betalt ferie eller stærke pensionsordninger.
Vis jeres brand på sociale medier
Sociale medier er en god måde at skabe og forbedre employer brand på. Her kan I vise jeres kerneværdier, vision, kultur og sociale øjeblikke som teamevents.
Prøv forskellige platforme. LinkedIn er ikke den eneste. Instagram og TikTok kan også have stor effekt på jeres employer brand.
2. Rekruttering
Rekruttering er den første direkte kontakt med en ny person. Denne fase handler om at finde og screene kandidater og i sidste ende finde den, der passer bedst til stillingen, teamet, lederen og virksomheden.
Få anbefalinger fra jeres kolleger
I kan søge kandidater gennem traditionelle jobopslag. Prøv også jeres interne netværk. Spørg jeres nuværende kolleger, om de kender nogen, de tror, ville passe godt ind.
I kan også overveje betalte referral-programmer, hvor I tilbyder en pengepræmie, hvis nogen henviser den rigtige kandidat. Det kan være et godt værktøj til at engagere jeres folk i at hjælpe med at besætte stillingen. Der er dog faldgruber, man skal være opmærksom på.
Når folk har en pengepræmie i sigte, kan de blive mere motiveret af præmien end af at finde det rette match. Så I skal have et veluddannet, professionelt rekrutteringsteam, der kan filtrere de forkerte kandidater fra, selv når en kollega har anbefalet dem.
Personligheds- og talenttests
Brugen af personligheds- og talenttests vinder frem. Eksempler er Predictive Index, Gallups StrengthsFinder eller FirstMinds talenttest.
Disse tests er gode til at undersøge, hvordan kandidaten passer ind i resten af teamet, og om deres profil matcher jobbets opgaver. For eksempel vil I måske ikke ansætte en bogholder, der hader detaljer, elsker kreativitet og får energi af at finde nye måder at løse problemer på.
Vær ærlig og åben
Ærlighed og åbenhed er nøglen i rekruttering. Lad kandidater vide, at de kan stole på jer, og at I ikke holder noget tilbage. Hvis I gør, vil de mærke det.
Vær klar på opgaver, forventninger og ansvar. Sæt klare forventninger til, hvad de kan forvente af det nye job. Det vil også hjælpe jer med at ansætte en, der ikke siger op hurtigt, fordi deres forventninger til jobbet vil matche det, de faktisk får.
Bed om feedback
Vær ikke bange for at bede kandidater om feedback på, hvordan de oplevede rekrutteringsprocessen. Det er værdifuld information, der kan hjælpe jer med at forbedre jer og sikre, at kandidater har en god oplevelse med jer, selv hvis de ikke blev ansat.
3. Onboarding
Den næste fase er Onboarding. Når kandidaten med det bedste match har skrevet under, starter onboarding-processen. Det er stressende at starte i et nyt job, så husk at give vital støtte hele vejen igennem. Onboarding varer typisk mellem tre og seks måneder. Solide faglige kompetencer betyder ikke automatisk stærke sociale kompetencer, så hold også øje med, hvordan jeres nye kollega trives socialt.
Glem ikke pre-boarding
Pre-boarding ligner onboarding, men starter før første dag. Det er vigtigt, fordi det lader rejsen begynde, før de formelt er hos jer. Det kan fremme loyalitet ved at vise, at I glæder jer til at se dem. I kan invitere dem på kaffe på kontoret eller til et teamevent. På den måde møder de deres nye kolleger og får en smagsprøve på, hvad de kan forvente. I kan også sende lidt let læsestof med nyttig baggrund, der vil hjælpe dem på dag ét. Sørg for at lade dem vide, at I er tilgængelige for spørgsmål, før de starter.
Sæt klare mål og forventninger
Vær klar på, hvad I forventer af jeres nye kollega. Det kan være meget stressende at blive sat på et skrivebord uden klare mål for, hvad man skal lære, og præcis hvilke opgaver man skal levere. Lav en detaljeret plan sammen for mindst de første to uger, helst de første måneder.
Hav ugentlige 1:1s i onboarding-fasen
Ugentlige 1:1s under onboarding er en fremragende mulighed for at tjekke ind og sikre, at det hele kører smidigt. De er også en god chance for den nye kollega til at stille spørgsmål og give ærlig feedback på, hvordan onboardingen går.
Overvej et buddy-program
Et buddy-program kan hjælpe med at skabe en følelse af psykologisk tryghed for den nye kollega, fordi buddyen kan hjælpe dem med at navigere i virksomhedens kultur.
Nogle nye kolleger er bange for at stille spørgsmål af frygt for at virke inkompetente. En buddy kan være en god måde at adressere det på ved at være tilgængelig for spørgsmål, de måske ikke vil stille deres leder.
En buddy kan også vise dem rundt på første dag og introducere dem til andre kolleger. De kan hjælpe med spørgsmål, hvor svaret ikke står i medarbejderhåndbogen.
Onboarding er et fælles projekt
Selvom et buddy-program og de andre tiltag kan hjælpe meget, er det vigtigt at huske, at onboarding er et fælles projekt på tværs af teamet. Skab en kultur af inklusion, hvor nye kolleger hurtigt føler sig velkomne, så de kan trives og begynde at performe.
Et onboarding-overblik i Zoios People Analytics.
4. The Myriad (udvikling og fastholdelse)
Når folk forlader onboarding-fasen efter tre til seks måneder, træder de ind i den fase, vi beskriver som The Myriad, på grund af de mange aktiviteter, de vil opleve her.
Denne fase opdeles ofte i to faser (Udvikling og Fastholdelse). Den opdeling indebærer, at Udvikling skal slutte, før Fastholdelse begynder.
Vi har valgt at kombinere dem, ikke kun fordi vi mener, denne fase er meget gentagende, men også fordi de fleste vil opleve den meget forskelligt fra hinanden. De tidligere faser følger typisk et standardmønster, hvilket giver de fleste en lignende oplevelse. Efter onboarding er rekruttering og onboarding ofte ret standardiserede, men resten af rejsen ser ofte meget forskellig ud, afhængigt af faktorer som forfremmelse, barsel, udvikling og så videre.
Når folk træder ind i denne fase, tager deres karriere og rejse gennem virksomheden forskellige veje. Vi har derfor valgt at inkludere seks underfaser i The Myriad, hvilket giver en mere præcis beskrivelse af life cyclen. Underfaserne er: Trivsel, Performance, Udvikling, Løn, Forfremmelse og Barsel.
The Myriad består af mange gentagende underfaser.
Disse underfaser er tæt knyttet til udvikling og fastholdelse og er en vigtig del af talent management i enhver organisation. Grunden til, at fastholdelse ikke er nævnt eksplicit, er, at god fastholdelse er resultatet, hvis I lykkes med underfaserne.
Så pointen, vi vil understrege, er denne: fastholdelse er ikke målet. Folk, der trives og performer, er målet. Hvis I lykkes der, vil I uden tvivl få en god engagement-rate.
Ledere kan arbejde effektivt med underfaserne gennem 4 forskellige samtaler
I kan arbejde med underfaserne på flere måder. En god metode er at planlægge regelmæssige samtaler med jeres folk. Vi anbefaler, at de fleste ledere har disse fire forskellige samtaler med deres folk.
Fire samtaler der understøtter Myriad-fasen.
Hyppige check-ins
Den første samtale er et check-in på opgaver, så I sikrer, at de har den vejledning, støtte og information, de har brug for. Prøv åbne spørgsmål som:
- Hvad kan jeg hjælpe dig med?
- Hvad har du brug for fra mig for at lykkes med din opgave?
Undgå ja/nej-spørgsmål som "Kan jeg hjælpe dig med noget?". Det spontane svar er ofte "nej", selv når personen kunne bruge din støtte.
Disse check-ins bør være ugentlige eller oftere.
Tal om trivsel
Den anden samtale er trivselsamtalen. Tjek ind på, om personen trives i sin position, hvad der kan forbedres, og hvordan de har det generelt. Det er en god idé at have disse samtaler månedligt, så I kan følge op på aftaler, I lavede sidst. Tal ikke om projekter og opgaver, medmindre det er højst nødvendigt, eller emnerne er knyttet til trivselsbekymringerne.
Hjælp jeres folk med at tegne en udviklingsplan
Den tredje samtale er udviklingssamtalen. Dyk ned i de områder, hvor personen gerne vil forbedre sig. Udforsk måder at lave en passende, realistisk plan, der matcher alles ønsker og behov. Lederen giver ærlig feedback og input på, hvor og hvordan personen kan forbedre sig og løfte performance.
Det er vigtigt at lytte til personens ønsker og lave en udviklingsplan, de finder realistisk og spændende. Sæt klare mål at arbejde hen imod. Det kan også være godt at tilbyde videreuddannelse, seminarer, online-kurser eller mentorforløb. Vis jeres folk, at I tager deres karriereudvikling seriøst.
Disse samtaler bør finde sted kvartalsvist.
Den årlige lønsamtale
Den fjerde samtale er lønsamtalen, som de fleste har en gang om året, hvor I drøfter kompensation. Alle kender den, men den er en stor del af oplevelsen, især hvis den håndteres dårligt. Overvej, hvordan personen oplever den samtale, og prøv at se den fra deres perspektiv.
5. Exit
Alt godt får en ende, og før eller siden vil en person forlade jer. Nøgleordet her er at slutte forholdet på en god note. I bedste fald vil de gå videre og fremme jeres virksomhed og styrke jeres employer brand ved at fortælle andre om en god tid hos jer.
Lav exit-undersøgelser
Det er afgørende at forstå, hvorfor en person rejste. Måske er de gået for at forfølge nye karriereveje. Det er helt fint, og det kan I ikke kontrollere.
På den anden side kan personen være rejst på grund af dårlig arbejdskultur, ledelse eller work-life balance. Det er værdifuld information, og I bør gøre jeres bedste for at indsamle den gennem exit-interviews eller -undersøgelser.
Et eksempel på, hvordan exit-survey-data vises i Zoios.
Plej teamets moral
Når en kollega rejser, påvirker det resten af teamet. Der er en risiko for, at det kan skade teamkulturen, og i værste fald kan det få andre til at overveje at forlade virksomheden. Så det er vigtigt at pleje moral og positivitet i teamet. Fremhæv, at de tilbageværende har en fremtid og udviklingsmuligheder i virksomheden.
Hvorfor det er afgørende at kortlægge rejsen
Nu hvor vi har modellen på plads, så lad os se på, hvorfor det her betyder noget. Employee life cycle beskriver rejsen fra arbejdsgiverens perspektiv. Det er fint. Det giver jer et overblik over de tiltag og muligheder, I tilbyder til en person i hvert trin.
At kortlægge employee journey handler om noget andet: at forstå, hvordan personen oplever hvert trin i life cyclen. Så det handler ikke om at liste, hvad der sker i hver fase. Det handler om at tage jeres folks perspektiv og forstå, hvordan de føler sig i hver fase.
For eksempel har I måske gode processer for at sætte mål i onboarding og tror, alt er fint. Men målene kan være for ambitiøse eller tvetydige og få jeres nye kolleger til at føle sig stressede eller utrygge.
Ved at kortlægge hele rejsen skaber I en stærk visualisering af de kritiske touchpoints og kan arbejde proaktivt for at forbedre hver fase, der måtte halte. Med andre ord er det et afgørende skridt i en succesfuld successionsplanlægning.
Inkludér jeres folk i journey mapping
Det er essentielt at inkludere jeres folk i arbejdet med at lave journey mappet. De vil levere de data, I har brug for, og ved at inkludere dem viser I, at I bekymrer jer om deres trivsel. Det gælder selvfølgelig kun, hvis I rent faktisk handler på data. Hvis I ikke tager deres feedback alvorligt, vil det skabe utilfredshed.
Mål jeres fremgang
Så snart I har et klart overblik, kan I måle jeres fremgang og sikre, at I forbedrer jer. Det er afgørende at følge op på tiltagene og bekræfte, at de har den ønskede effekt. Uden det famler I i blinde.
Det vil føre til folk, der performer bedre, er mere tilfredse og mere engagerede. Den afledte effekt er en arbejdsplads med høj fastholdelse, og det er det, vi alle gerne vil have.
Det kan være dyrt at ansætte en ny, så at investere i fastholdelse er afgørende for jeres succes.
Hvordan I kortlægger rejsen og forbedrer faserne
Journey mapping spørger: hvordan er oplevelsen for vores folk? Oplevelsen er ikke den proces, der sker i organisationens systemer. For eksempel "de søger jobbet, bliver ansat, har ugentlige 1:1s og en årlig lønsamtale". Det er ikke at kortlægge rejsen.
Tænk på faserne fra deres perspektiv. Hvilke udfordringer kan de møde? Vær ikke bange for at inkludere de følelser, jeres folk måtte føle, i jeres journey map. Hvordan er det at blive forfremmet? Er det en utryg følelse eller et boost af selvtillid? Hvordan føles første uge i et nyt job? Velkommen eller lidt forskrækket?
Vær opmærksom på, hvilke faser eller touchpoints der er vigtige i jeres organisation, og giv dem særligt fokus, når I laver mappet.
7 tips til at kortlægge medarbejderens rejse
Her er syv punkter, der hjælper jer med at lykkes med kortlægningen.
Beslut jeres hvorfor
Start altid med at spørge: hvorfor kortlægger jeg rejsen? Der er ikke ét rigtigt svar, og svaret vil være forskelligt fra organisation til organisation. Hvad ville I gerne forstå, og hvorfor? Måske vil I gerne vide, hvorfor jeres onboarding ser ud til at halte. Måske vil I forbedre fastholdelse.
Hvis I springer dette over, kan I ende med forkert fokus og bevæge jer i den forkerte retning.
Forstå rejsen fra jeres folks perspektiv
Det her er afgørende. Hvis I ikke kan se rejsen fra deres perspektiv, giver mappet ingen mening.
Stil spørgsmål som: hvordan har de det, når... Hvordan har de det for eksempel, når de søger jobbet? Hvordan har de det, når de får nyt ansvar?
Følelser er involveret overalt. Folk bevæger sig ikke bare fra én fase til den næste. Fra at acceptere tilbuddet til at starte onboarding kan vække følelser. Måske var lønforhandlingen stressende, eller den gik ikke som forventet. Inkludér følelserne i mappet.
Brug de data, I har, og indsaml nye
Nogle organisationer har masser af data, de kan bruge til journey mapping. De har indsamlet det gennem forskellige People and Culture- eller people analytics-systemer.
Hvis I ikke har de data, så fortvivl ikke. I har måske ikke det komplette datasæt, I har brug for, men overvej, hvordan I kan indsamle det, og fokusér på det, I allerede har.
Hvis I har brug for hjælp til at indsamle mere data, så se på en people analytics-platform.
Indsaml feedback på en måde, der opfordrer til ærlighed og tillid
Hvis I ikke har adgang til people analytics eller automatiske spørgeskemaværktøjer, må I investere betydelig tid i at indsamle og analysere data.
Start med kvalitative interviews, hvor I prøver at forstå, hvordan folk har det i hver fase. Det handler om hårde sandheder, så vær ikke bange for at høre dem. Opfordr til ærlighed og tillid. Stil åbne spørgsmål, så I ikke biaser svarene. Sig ikke: "Jeg har hørt, du ikke trives, er det fordi...?". Det giver formentlig ikke et ærligt svar.
Vær opmærksom på, hvornår i life cyclen folk begynder at sige op
Det kan være en god indikator for, hvilken fase I bør bruge ekstra tid på at kortlægge.
Hvad var de oprindelige løfter, der blev givet?
Tænk over de løfter, I gav, da I ansatte jeres folk. Sørg for, at I har levet op til dem. Vær opmærksom på feedback som "jeg ville ønske, det var anderledes" eller "jeg ville ønske, andre forstod brand-billedet". Mange af den slags signalerer, at I ikke har levet op til løfterne.
Ord som "frustreret" eller "skuffet" bør fange jeres opmærksomhed. Vend tilbage til folk og spørg dem, hvad de forventede, og hvad de hørte jer love.
Sørg for at handle
Når I beder folk om feedback, forventer de, at I handler. Så brug feedbacken godt og lav en plan. Hvis I ikke gør det, ødelægger det tilliden.
Et typisk problem er for eksempel, at folk føler, de deltager i for mange unødvendige møder, der kunne have været en mail. Hvis I ikke handler på det, efter I er blevet fortalt det, skaber det vrede og frustration.
Vend tilbage til jeres folk efter at have indsamlet feedback og fortæl dem, hvad I vil gøre, og hvordan. Fremhæv, at det at skabe den bedste oplevelse er et fælles projekt, og at I håber, alle vil deltage.
Når folk begynder at arbejde med jer på det, snowballer det. Flere vil være med, hvis de føler, der bliver handlet, og de kan se forbedringer. Byg journey mappet sammen med dem og behandl dem på en måde, der inviterer ærlige svar. Glem ikke at prioritere: hvad er vigtigst lige nu, hvad kan let fikses, og hvad kan tage mere tid at forbedre?
Rejsen er ikke den samme for alle
Når man kortlægger, siger mange People and Culture-fagfolk: "fint, vi laver et journey map, der passer til alle". Men folk er meget forskellige, og ét map passer formentlig ikke alle.
En måde at omgå det på er at bruge personas og kortlægge rejsen for de typiske to-tre personas, I ser i organisationen. Det er en god måde at indsnævre rejsen og blive mere specifik. Tænk på hver personas mål og smerter. I kan også gøre det ud fra et diversity- og inklusionsperspektiv, eller tænke på, hvordan rejsen ser ud for én, der er vokset op i jeres organisation, sammenlignet med én, der kom udefra.
Er I klar til at kortlægge rejsen?
Hvis ikke, så ræk endelig ud. Vi vil meget gerne hjælpe jer i gang med vores employee journey-skabelon. Vi håber, det gør det nemmere at designe en bedre oplevelse. Del også gerne, hvis I har idéer til, hvordan rejsen bør designes.