Alle gode ting får en ende, og før eller siden vil nogle af jeres medarbejdere forlade jer. Det kan være en frivillig afgang eller en ufrivillig. Uanset hvad er det vigtigt at sikre et glat farvel. For at gøre det er det essentielt at være opmærksom på de etiske og formelle aspekter, der knytter sig til en god afsked, både for den, der går, og for virksomheden.
I dette indlæg dækker vi, hvad god offboarding er, hvordan I opnår det, og hvad I skal være opmærksomme på i processen.
Hvad er offboarding?
Offboarding er den sidste fase i medarbejderens livscyklus. Den runder hele medarbejderoplevelsen af. Så selvom det er det sidste skridt før det endelige farvel, skal I tage det seriøst for at sikre den komplette oplevelse.
Offboarding er den sidste fase i medarbejderens livscyklus.
At sikre en god medarbejderoplevelse er den første del af en god offboarding-proces. Den anden del handler om at lære af afgangen. Hvorfor gik medarbejderen, og kunne der være gjort noget for at undgå det? En god offboarding-proces giver jer værdifulde indsigter i, hvordan I kan forbedre hele medarbejderoplevelsen og forblive attraktive for dem, der bliver.
En god offboarding-proces minimerer også indvirkningen af afgangen på virksomheden ved at sikre den rigtige videnoverdragelse, opgaveoverdragelse og lignende.
Hvordan kan offboarding og onboarding sammenlignes?
Mens onboarding (eller for nogle organisationer preboarding) er det første kontaktpunkt efter rekrutteringsprocessen, er offboarding det sidste kontaktpunkt før den endelige afgang. Onboarding handler om at skabe en god velkomstoplevelse. Offboarding handler om at skabe en god afskedsoplevelse.
De to skridt er på en måde modsætninger, men de skal behandles med samme omhu. Ligesom I ikke vil have, at jeres medarbejder går ind på kontoret den første dag, som om intet var hændt, vil I heller ikke have, at de går, som om intet var hændt.
Onboarding-processen er for de fleste fyldt med usikkerhed. Hvad er mine præcise opgaver, hvordan tilgår jeg mine kolleger, hvordan finder jeg mit fit i organisationen? På samme måde kan offboarding-processen være en periode med usikkerhed. Den, der går, vil sikre en god adskillelse, samtidig med at de både er begejstrede og ængstelige for den næste rolle. Det kan medføre mange forskellige følelser at håndtere, så tag det med, når I planlægger offboardingen. Det samme gælder arbejdsgiveren, der står tilbage og spekulerer på, hvorfor personen reelt forlod jer.
Hvorfor er god offboarding afgørende?
Fem grunde til, at det betyder noget, og hvorfor det er værd at tage seriøst.
Sikrer en komplet medarbejderoplevelse. Vi hører ofte, at det første indtryk er det vigtigste, og det er stadig sandt. Men det sidste indtryk kan være lige så vigtigt. Vi har en tendens til at huske ikke det folk siger, men hvordan de får os til at føle. Hvis offboarding-processen er dårligt organiseret og uomhyggeligt udført, efterlader den os med et dårligt sidste indtryk, der til sidst får os til at huske de dårlige følelser. I stedet skal offboardingen efterlade medarbejderen i en positiv stemning.
Pas på jeres employer brand. Når I sikrer en storslået oplevelse fra rekruttering til offboarding, passer I også på jeres employer brand. I vil ikke have, at jeres tidligere medarbejdere fortæller venner og familie om, hvor forvirrende offboardingen var, og at de ikke fik et ordentligt farvel. Gør det modsatte. Lad folk gå med ynde, og vis dem, at I satte pris på deres arbejde. Chancen for, at de forlader jer som ambassadører, stiger markant.
Tiltræk boomerang-medarbejdere. Boomerang-medarbejdere er dem, der forlader virksomheden og vender tilbage, typisk efter et par år. At hyre boomerangs har reelle fordele, og det bliver meget lettere, hvis de havde en god offboarding-oplevelse, der for eksempel tilføjede dem til et alumninetværk og holdt relationen i live. Boomerangs kommer hurtigere op i fart end en helt ny ansat, fordi de allerede kender kulturen, produktet og ofte selve arbejdet.
Minimer indvirkningen på virksomheden. Offboarding handler ikke kun om at sikre en god oplevelse for den, der går. Det handler også om en god oplevelse for virksomheden. Det er altid omkostningstungt, når en person forlader: tabt viden, rekruttering og oplæring, og potentiel skade på kulturen, hvis andre medarbejdere begynder at overveje at gå. En god offboarding-proces minimerer den effekt gennem omhyggeligt planlagte overdragelser og videnoverdragelse, og gennem klar kommunikation, så alle ved, hvordan processen kører, og hvem der varetager opgaverne, indtil en afløser starter.
Forbedr fastholdelse. Det er altid trist at sige farvel til en værdsat medarbejder. På den lyse side hjælper en god offboarding-proces jer med at lære af situationen. Så gør jeres bedste for at forstå, hvorfor medarbejderen gik, og hvad I kan gøre for at fastholde dem, der bliver.
Sådan strømliner I jeres offboarding-proces
At bygge en standardiseret ramme for jeres offboarding-proces er afgørende for at gøre den til en succes og sikre, at alle får en lige god oplevelse med deres afgang. Skridt et er at skabe en proces, der passer til jeres organisation og dens mål. Nedenfor er punkter, I skal være opmærksomme på, når I bygger den ramme.
Gennemfør exit-surveys og exit-samtaler
Det er den mest kritiske del af at sikre, at I lærer og forbedrer jer. Kombiner de to formater.
Først, gennemfør en exit-samtale med den, der går. Det er en kvalitativ samtale, der hjælper jer med at forstå de unikke grunde til, at netop den person valgte at gå. Lyt mere, end I taler. Forsøg ikke at forsvare virksomheden. Stræb efter at forstå grunden. Stil altid åbne spørgsmål, og lad ikke jeres antagelser om, hvorfor personen gik, vise sig.
Når I gennemfører exit-samtaler, skal I være opmærksomme på, at da medarbejderen ikke er anonym, kan I ikke være sikre på, at de tør give deres ærlige mening. De kan være bange for, at det at sige sandheden vil skade deres fremtidige relation til virksomheden eller gøre det sværere at bede om referencer. Hold mødet uformelt og understreg, at I ikke dømmer dem.
Trods jeres bedste indsats for at opmuntre til ærlighed, kan det stadig være svært at få den, der går, til at tale fuldt ud. Så gennemfør også et anonymt exit-survey. I kan enten formulere et selv eller bruge et eksisterende HR-værktøj, der sikrer 100% anonymitet.
Zoios har en indbygget funktion til denne slags anonyme exit-survey. Det kan hjælpe jer med at besvare spørgsmål som:
- Hvad var motivationen for at vælge et nyt job?
- Hvad var grunden til at sige op?
- Hvor stor en rolle spillede kompensation i valget af nyt job?
- Hvor lig er det nye job det gamle job?
- Hvor længe søgte medarbejderen efter et nyt job?
Et eksempel på, hvordan Zoios viser exit-årsager.
Hvis I gør både exit-samtaler og exit-surveys, er I godt rustet til at lære af afgangen. Hvis I også har holdt hyppige 1:1'er med medarbejderen i løbet af deres ansættelse, kan I bruge de data til at lede efter mønstre, der kan have påvirket beslutningen. At kombinere alle tre kilder giver jer et stærkt billede af, hvorfor nogen forlod jer, hvilket kan bruges til at forbedre engagement og oplevelse for alle, der bliver.
Sikr den afgående medarbejders viden og opgaveoverdragelse
Når nogen går, er det svært at undgå tab af viden. Der er typisk to typer. Eksplicit viden kan dokumenteres og overdrages uden de store besværligheder: information om kunder, igangværende projekter og lignende. Det skal skrives ned og overdrages til den næste person, ideelt set som en løbende praksis gennem hele ansættelsen, ikke et hastværk i sidste øjeblik. Tavs viden er uudtalt og dybt forankret i kulturen. Måden at bevare den på er at skabe en aktiv kultur, der deler og reflekterer over denne viden, hvilket gør det lettere for nye medarbejdere at samle den op.
Design en bevidst proces til opgaveoverdragelsen. Identificér de kritiske aspekter, der skal overdrages, og lav en detaljeret plan for, hvordan og hvornår en kollega eller ny ansat tager ejerskab.
Kan I på en eller anden måde bevare medarbejderens netværk?
Når nogen går, mister virksomheden ofte adgang til deres netværk. Så overvej, hvordan I kan forblive forbundet til det. Få den, der går, til at kortlægge netværket, og spørg, om de kan introducere relevante kontakter til en kollega eller en ny ansat.
Opsamling
For at en offboarding-proces skal være en succes, skal den ses fra både den afgående medarbejders perspektiv og virksomhedens. Først og fremmest skal offboardingen sikre en god oplevelse for den, der går, så de kan se tilbage på deres tid med virksomheden med glæde. Det fortjener folk fra et etisk synspunkt, og det er også gavnligt for virksomheden i forhold til employer branding og potentialet for et boomerang-comeback. Fra virksomhedens perspektiv er det essentielt at forstå, hvorfor medarbejderen gik, og lære af det. Og virksomheden bør stræbe efter at minimere effekten af afgangen på kulturen og på opgaveoverdragelsen.