Forestil dig, det er tid til at besætte en ny stilling, så du går i gang med den sædvanlige ansættelsesproces. Du definerer den ideelle kandidat: de nødvendige kompetencer, ekspertise og talenter. Du skriver et jobopslag og begynder at source kandidater. Du modtager ansøgninger, gennemgår CV'er og holder korte telefoninterviews. Du inviterer et par kandidater til afsluttende samtaler og sender efter overvejelse et tilbud til den bedste kandidat. Den nye ansatte takker ja. Du starter onboarding to uger senere.
Du genkender sikkert det scenarie. For det er det, der sker i de fleste organisationer. Problemet er, at de fleste organisationer skipper preboarding-fasen, fasen mellem rekruttering og onboarding i medarbejderlivscyklussen.
Preboarding er fasen mellem rekruttering og onboarding.
Preboarding: hvorfor det betyder noget
Hvorfor skulle det være et problem at skippe preboarding? Den nye ansatte er jo ikke engang startet. Problemet er, at I går glip af en unik mulighed for at engagere og motivere dem.
Tal fra Gallup (2022) viser, at kun 32% af amerikanske medarbejdere er engagerede, mens 17% er aktivt uengagerede. Hvorfor gå glip af en mulighed for at forbedre engagement? Preboarding er fremragende til at booste engagement, fordi nye ansatte er begejstrede for at starte og derfor er ekstra modtagelige for engagement-initiativer.
Forestil dig, at du endelig har fundet dit drømmejob, og du står over for at forlade det kedelige, du har siddet i for længe. Du er fyldt med positive følelser, og din motivation er 10 ud af 10. Som leder, recruiter eller HR-professionel er det jeres opgave at sikre og booste den motivation i preboarding-fasen, så jeres nye ansatte træder ind i onboardingen med højest muligt engagement, energi og begejstring.
Hvordan tiden mellem tilbud og onboarding bør føles
"Var det virkelig den rigtige beslutning at takke ja til det her tilbud? Skulle jeg have taget det andet tilbud? Måske skulle jeg bare være blevet i mit gamle job, kollegaerne der var virkelig søde og sjove..."
Lad ikke jeres nye ansatte tænke sådan. Sørg for, at de føler, de har truffet det rigtige valg, så snart de takker ja til tilbuddet. Det holder engagement højt.
De fleste virksomheder gør lidt preboarding, men det er ofte ubevidst og består af ikke andet end løninformation og et starttidspunkt. Det vedligeholder ikke engagement eller motivation. Lad os derfor se på, hvordan jeres virksomhed kan gøre det bedre.
Noget blødt, noget de har brug for, noget de gerne vil have, og noget at læse
Du kan bruge dette rim som inspiration til, hvad du sender den nye ansatte som en lille velkomstgave.
Noget blødt. Alle elsker firmaprodukter, og branded merch vil hjælpe jeres nye ansatte med at føle sig som en del af jer. Når de har det på, booster de også jeres employer brand, når venner og familie spørger til det.
Noget de har brug for. En flot notesbog er en klassiker. Nogle tager stadig noter i hånden. Hvis jeres virksomhed tilbyder hjemmearbejdsudstyr som monitor eller skrivebord, så overvej at sende det før dag ét.
Noget de gerne vil have. Der er ingen bedre fornemmelse end at få noget, du gerne vil have, gratis. Find den lille ting, alle bare vil have: en termoflaske, et fedt kaffekrus, lækker chokolade. Tilføj et lille personligt tvist. Hvis en ny ansat ikke drikker alkohol, så find alkoholfri øl eller vin i stedet.
Noget at læse. Det kan være litteratur, der repræsenterer jeres virksomhedskultur eller værdier, medarbejderhåndbogen eller relevant fagligt materiale. Bare understreg, at det er valgfri læsning, og at det er helt fint, hvis de ikke når igennem det.
Send en velkomstmail med organisationsdiagrammet
Det kan være rart for den nye ansatte at modtage en mail, der opfordrer dem til at se virksomhedens organisationsdiagram. Det hjælper dem med at forstå, hvem der er hvem, hvor mange folk der er i hver afdeling, og hvordan hver afdeling er struktureret. På den måde starter overblikket allerede dag nul.
Inviter den nye ansatte til et firmaevent eller en kop kaffe
I stedet for blot at sende ting kan I tage det et skridt videre og invitere dem på kontoret, enten til en kop kaffe eller et firmaevent. Det kan virkelig fremme loyalitet og få den nye ansatte til at føle sig værdsat. Bare sørg for, at de ikke føler sig forpligtet til at deltage. De kan have en stram kalender, og det er fint.
Fyld deres kalender ud før de starter
Det er skræmmende ikke at vide, hvad man kan forvente på sin første arbejdsdag, og endnu mere skræmmende, hvis ingen har en plan for, hvad man skal lave. Så fyld jeres nye ansattes kalender ud for den første dag, og ideelt set de første en til to uger. Det fjerner meget af den usikkerhed, nye ansatte føler dag ét.
I skal ikke blokere hele deres dag, men sørg for, at det ikke er deres ansvar at vide, hvad de skal lave. Læg forskellige opgaver ind: ting at læse, folk at møde, ting at få fra hånden. Bloker også nogle pauser, så de ved, det er okay at holde pause. De første dage kan være meget stressende, og pauser er ofte nødvendige. Send dog ikke en kalenderinvitation til otte timers onboarding-videoer på den første dag. Det vil ingen.
Send et håndskrevet brev
Gå den ekstra mil og send et håndskrevet brev. Det er personligt, og de fleste vil blive begejstrede for at modtage et. I en digital tidsalder får folk sjældent håndskrevne breve, og det viser, at I har lagt ekstra indsats i det. Send det på vegne af de personer, den nye ansatte har været i kontakt med under ansættelsen, eller en, de skal arbejde direkte sammen med. Og gør det oprigtigt. En generisk tekst er et no-go.
Krydr velkomstmailen med en kort videohilsen
Den traditionelle onboarding-mail er tit lidt kedelig og upersonlig. Den nye ansatte kan let mærke, at alle andre har modtaget en næsten identisk besked. Krydr den med en kort videohilsen fra en kommende kollega, der fortæller, hvorfor de elsker at arbejde i virksomheden, og at de glæder sig til at arbejde sammen.
Tildel en velkomst-buddy før de starter
Skab psykologisk tryghed med et buddy-program fra dag ét. Hvis I lader jeres nye ansatte vide, hvem deres buddy bliver, vil de slappe mere af. Endnu bedre, hvis buddy'en sender en kort videohilsen. Buddy'en er en, den nye ansatte ved, de kan stille spørgsmål til, og som kan vise dem rundt de første par dage. Det hjælper meget, da nye ansatte ofte er bange for at stille deres overordnede visse spørgsmål af frygt for at virke dumme.
Vis dem, at I bekymrer jer
For at opsummere: det vigtigste er, at I lader den nye medarbejder vide, at I bekymrer jer om dem, allerede før de starter. Det får dem til at glæde sig til det nye job og øger deres engagement før dag ét. Jeres initiativer behøver ikke være perfekte. Nogle gange er det nok at vise, at I lægger tid og energi i at få dem til at føle sig velkomne.
Preboarding-tjekliste
Det er nu klart, at I kan gøre en masse for at sikre en god preboarding-oplevelse. I behøver ikke gøre alle tingene, men sørg for at gøre nogle af dem. Udbyttet er fantastisk. Og glem heller ikke den formelle, nødvendige preboarding: løninformation, startdato, kontraktdetaljer og lignende.
Brug denne tjekliste til at forberede jeres preboarding-tiltag.