Begrebet full life cycle recruiting refererer til hele processen med at finde nye medarbejdere. Processen består af seks skridt:
- Forberedelse
- Sourcing
- Screening
- Udvælgelse
- Ansættelse
- Onboarding
I mange organisationer er disse skridt fordelt mellem forskellige personer. I andre vil I finde, at én person håndterer alle seks skridt. Når én person står for det hele, kaldes det full life cycle recruiting (nogle gange også end-to-end recruiting eller hiring cycle). Den person er full life cycle-recruiteren.
I traditionel rekruttering håndteres hvert skridt af en forskellig person. Hiring manageren skriver måske jobopslaget, HR står for screening, og en recruiter hjælper med samtaler. Det har sine fordele og ulemper. På samme måde har det fordele og ulemper, når én person står for hele processen.
De 6 faser i full life cycle recruiting.
Hvem bruger full life cycle recruiting
Der kan være flere grunde til at bruge full life cycle recruiting, og der er ikke ét korrekt svar på, om den traditionelle ansættelsesproces eller full life cycle recruiting er bedre. Det afhænger af omstændighederne og virksomhedens specifikke behov. Når det er sagt, vil I ofte se mindre virksomheder bruge full life cycle recruiting, fordi de måske ikke har en stor HR-afdeling. Større virksomheder bruger det også, særligt når de leder efter en, der skal være en søjle for forretningens succes, hvor det hjælper at have én person med hele billedet.
Fordele ved full life cycle recruiting
Klart ansvar. En full life cycle-recruiter er ansvarlig for alle seks skridt. Der er ikke i tvivl om, hvem der gør hvad. Recruiteren har det fulde overblik og kan styre hvert skridt efter sine præferencer. (Som I kan forestille jer, kan det også være en ulempe. Mere om det nedenfor.)
God oplevelse for kandidaten. Kandidatoplevelsen starter i rekrutteringen. At give en potentiel kandidat en god oplevelse fra første kontakt er afgørende. Det er mere glat og sammenhængende, når én person ejer alle kontaktpunkter. Med kun ét kontaktpunkt er det lettere at opbygge en reel relation.
Hurtigere, mere effektiv proces. Risikoen for forsinkelser falder, når én person ejer hele flowet. Recruiteren skal ikke vente på tredjeparter, hvilket ellers kan blæse time-to-hire op. En hurtigere proces er en bedre oplevelse for kandidaten. Det kræver dog et stærkt skill-set fra recruiteren, som skal kunne mestre alle seks skridt.
De tre primære fordele ved full life cycle recruiting.
Ulemper ved full life cycle recruiting
Det er udfordrende at styre alle faser. Full life cycle-recruiteren skal håndtere både screening og lønforhandling, som er meget forskellige discipliner. Det skill-set kan tage år at opbygge.
Det er også mere tidskrævende at styre mange kandidater samtidigt. Recruiteren er derfor begrænset til færre kandidater end i den traditionelle metode, hvor flere personer er involveret.
De seks faser
Nedenfor er en kort introduktion til hver fase, og hvad I skal være opmærksomme på.
1. Forberedelse
Det er her, I spørger hvorfor. Hvorfor har vi brug for en ny person, og hvem har vi brug for? Hvis I ansætter til en leder, så interview lederen og afstem forventninger.
Den vigtigste del af forberedelsen er at forstå dybt, hvilken kandidat I leder efter. Hvilket skill-set er nødvendigt? Hvilken personlighedstype passer bedst? Hvilke interesser bør de have? Forsøg at skrive en klar profil eller persona for den ideelle kandidat. Overvej også, hvilken slags uddannelse og erfaring I foretrækker.
2. Sourcing
Sourcing-fasen starter, når I har et klart billede af kandidatprofilen. I kan søge gennem jobopslag eller kigge internt. Spørg nuværende medarbejdere, om de kender nogen, der ville passe godt. Det er en god måde at udnytte jeres interne netværk på.
Overvej, om I vil tilbyde en henvisningsbonus. Det kan engagere jeres team i at finde kandidater, men pas på en faldgrube: når medarbejdere har en pengebelønning i sigte, kan de være mere motiveret af belønningen end af at finde et reelt fit. Så par det med et veluddannet rekrutteringsteam, der filtrerer omhyggeligt.
Det er svært at vide, hvor mange kandidater I skal source. Det afhænger af, hvor komfortable I føler jer med de kandidater, I har, og af de ressourcer, I har til rådighed. Sourcing og screening er meget tidskrævende, så vær realistiske.
Udnyt jeres employer brand. Et veletableret employer brand gør sourcing lettere. Det er nemmere at tiltrække det rette talent, når folk kender og forstår jeres værdier. Hvis kandidater har fulgt jeres virksomhed på sociale medier eller set jer portrætteret i medierne, vil de være mere tilbøjelige til at søge, fordi de allerede mærker det kulturelle fit.
3. Screening
Screening-fasen starter, når I føler, I har det rigtige antal kandidater. Jo flere kandidater, jo mere tidskrævende er det her, så forbered jer mentalt.
Start med at gennemgå CV'er med kandidatprofilen fra skridt 1 i baghovedet. Overvej både rolle-fit og virksomheds-fit. Sammenlign kandidaternes skill-sets. Når I har valgt de mest lovende, så hold et kort telefoninterview.
Det kan også være en god idé at pre-teste kandidater ved at sende en case, der ligner en typisk arbejdsopgave. I ser, hvordan de håndterer den, og de får en fornemmelse af, om de ville finde den slags arbejde spændende. På den måde undgår I at invitere de forkerte kandidater til en fuld samtale.
Efter denne fase bør I være nede på cirka 3 til 7 kandidater, klar til den fulde samtale.
4. Udvælgelse
Før samtalerne, så sørg for at have tænkt de rigtige interviewspørgsmål igennem. Tilpas dem til de specifikke jobkrav og den personlighedstype, I leder efter. Tænk over, hvilke spørgsmål der giver jer en klar forståelse af rolle-fit. En konsekvent interviewguide gør det meget lettere at sammenligne kandidater bagefter. Afhængigt af jobbets kompleksitet kan I have brug for 2 til 3 samtaler.
Brug personligheds- og talenttests. De er i stigende grad almindelige og meget nyttige i full life cycle recruiting. To velkendte tests er Predictive Index og Gallups Strengths Finder. Brug dem til at forstå, hvordan en kandidat passer til resten af teamet, og hvordan de håndterer kompleksiteten og tempoet i arbejdet. Hvis I leder efter en, der skal arbejde meget selvstændigt, vil I formentlig ikke ansætte en meget udadvendt person.
5. Ansættelse
Det er beslutningstid. Tjek ind med relevante ledere og betroede medarbejdere. Lav et sidste baggrundstjek og indhent referencer fra tidligere stillinger. Jo flere perspektiver I kan få, jo større er chancen for en succesfuld ansættelse.
Tag en struktureret, datadrevet tilgang. Sammenlign hver kandidat mod de krav, I satte i skridt 1, og mod resultaterne af personlighedstesten. En struktureret proces holder jer ubiased.
Kommunikationen skal være krystalklar: løn, goder, startdato. I lønforhandlingen, overvej hvordan kandidaten har det i situationen, og hvad I kan gøre for at sikre en god oplevelse fra starten. Tålmodighed og lyttearbejde er nøglen.
Så snart I når til enighed, og kandidaten skriver under, begynder preboarding-fasen. Tag ikke let på den fase. Preboarding er fremragende til at etablere tillid og engagement før dag ét.
6. Onboarding
Når den primære ansættelsesproces og preboardingen er på plads, starter onboarding. Rekrutteringscyklussen slutter her, og medarbejderen træder ind i medarbejderlivscyklussen, hvor virksomhedens onboarding-proces tager over.
Denne fase er afgørende for fastholdelse. Lad ikke jeres hårde rekrutteringsarbejde gå til spilde med en dårlig onboarding-oplevelse.
Vær ikke bange for at bede nye ansatte om feedback på onboarding-processen. Det vil hjælpe jer med at forbedre, og det viser dem, at I bekymrer jer. I kan indsamle feedback gennem samtaler eller anonyme surveys, hvor de sidstnævnte ofte giver de mest ærlige svar.